RH et SIRH : ce qui change en 2014

Taxes, cotisations, crédits d'impôt, nouveaux plafonds et autres joyeusetés des feuilles de paie... les DRH – et leurs systèmes d'information – ont leur lot de retouches habituelles de début d'année, recensées par la presse juridique et sociale. S'y ajoutent cette année l'inéluctable passage des données de la paie aux normes européennes de paiement (Sepa) et l'extension –elle aussi incontournable à plus ou moins court terme – de la dématérialisation. Mais aussi la prise en compte des évolutions de la fonction RH et de son positionnement.

"L'IBANisation" de la paie est le plus urgent. Entendez : la mise aux normes Sepa des coordonnées bancaires de chaque salarié (au format Iban-Bic) et le contrôle de l'exactitude des données. Si ce n'est déjà fait. Faute de quoi, dès le 1er février, les banques ne pourront assurer les virements des salaires qui seront systématiquement refoulés.

Sur le volet dématérialisation se profile, à échéance 2016, l'adoption de la déclaration sociale nominative (DSN) destinée à remplacer l'ensemble des déclarations sociales issues de la paie.  Et ce, pour une transmission mensuelle automatique, à partir du logiciel de paie, aux instances et portail officiel (net-entreprises.fr). Le cap sur cette simplification administrative est mis depuis 2004, avec l'implication des éditeurs concernés. Mais depuis début 2013, le mouvement s'est accéléré, sous maîtrise d'oeuvre du groupement d'intérêt public GIP-MDS, avec désignation d'une trentaine d'entreprises pilotes (grandes entreprises et tiers déclarants). A l'été 2013, celles-ci ont remplacé quatre de leurs déclarations par une seule : la DUCS, déclaration unifiée des cotisations sociales, en lieu et place des attestations de salaire pour les indemnités journalières maladie, maternité/paternité, les attestations destinées à Pôle Emploi, les déclarations de mouvement de main-d'oeuvre, les formulaires de radiation des institutions de prévoyance, mutuelles et assurances.

Dématérialisation et DSN

Dès octobre 2014, la seconde phase entre en vigueur pour la généralisation de cette simplification concernant les déclarations à l'Urssaf (DUCS Acoss). A terme, lorsque la totalité des déclarations sociales concernées (une trentaine) sera contenue en la seule DSN, soit à l'horizon 2016, l'économie de charges administratives qui se profile est estimée à 35% (correspondant à la redondance actuelle des déclarations et la suppression d'un certain pensum annuel). Un calendrier et des avantages à consulter sur le site dédié de la DSN. Sauf que, pour y arriver, rien ne se fera sans une ré-ingéniérie des processus et des outils. Un chantier de normalisation (en cours, sous guidance du GIP-MDS) et de mise à niveau technique tant du côté des entreprises que des éditeurs de logiciels, qui ne saurait attendre fin 2014, et l'obligation faite de dématérialiser, pour être pris au sérieux par les responsables des SIRH. Sachant de plus que, question dématérialisation, les DRH sont encore loin du compte. A l'automne 2012, une étude du cabinet Markess International relevait que concernant les documents entrants et circulant dans l'entreprise, 80% des entreprises n'avaient encore fait porter leurs efforts que sur les deux bouts de la chaîne : numérisation et stockage/archivage.

Mis à part le recueil des CV, directement reçus sous forme numérique (dans 58% des entreprises représentées dans l'enquête), et les demandes de congés (63% des cas), la situation n'est à peine plus avancée que pour les documents liés aux relations avec les fournisseurs (factures, etc) ou avec les clients (demande d'information, réclamations, etc). Pour les décideurs qui se disent concernés, il reste beaucoup à faire avec les contrats de travail, les formulaires et bilans d'évaluation, les demandes de recrutement.  Mises en cause dans ce retard relatif, la complexité, la culture papier encore très prégnante, et l'insuffisance de l'automatisation des processus. « L'optimisation passe indéniablement par l'intégration des données entrantes aux processus métiers », résume-t-on chez Markess. Qu'il faille de plus tenir compte de nouveaux types de documents entrants (issus de smartphones par exemple) n'arrange pas les choses. Ni le fait que les restrictions de budget (de 2013) ont probablement fait passer au second plan cet aspect « démat » qui va de pair avec l'optimisation du fonctionnement du SIRH.

Talents et organisation

Des tendances de fond, unanimement reconnues par divers rapports récurrents sur le devenir de la fonction RH, ont des chances de bousculer dès 2014 ce statu quo sous contrainte. Qu'il s'agisse de l'étude Deloitte (septembre 2013), du baromètre RH de CSC (décembre 2012), une large majorité des DRH place au rang de leurs défis prioritaires l'évolution de l'organisation du travail, des relations au travail (BYOD, réseaux sociaux, coexistence de générations) allant de pair avec celle de la gestion des talents. Thème désormais imposé (au DRH et inclus dans le périmètre du SIRH) tant il recouvre le repositionnement de la fonction RH face aux contraintes budgétaires, à la pénurie et aux tensions de main d'oeuvre, aux exigence de flexibilité organisationnelle (télétravail) et d'agilité dans la gestion du personnel, à la refonte des dispositifs de formation (outil de motivation) et à la promotion de l'innovation. Sans oublier le « déluge de données » face auquel la plupart des DRH admettent être désarmés.