SEPA : les PME dans l'urgence

Cessations de paiements de toutes parts, versement des salaires retardé, retour massif aux chèques et aux coûts associés : c'est un scénario des plus probables que brandissent désormais les autorités pour amener les chefs d'entreprises à réaliser que le 1er février 2014 est LA date butoir. Que faute d'avoir mis aux normes européennes (Single European Payment Area) les moyens de paiement, leurs virements et prélèvements seront rejetés.
 

Au dernier pointage officiel d'août 2013, 50 % des virements et seulement 3,18 % des prélèvements effectués en France sont conformes. Et encore : il est de notoriété que la sphère de l'administration au sens large (fiscale, sociale, Etat, etc) qui représente 45% des virements et 18% des prélèvements émis, et celle des très grands créanciers pour qui la bascule est faite (EdF depuis cet été) ou imminente, y est pour beaucoup. Depuis un an, les propos mobilisateurs du secteur bancaire (selon la FBF, toutes les banques françaises sont ou seront prêtes à la date butoir) et de l'AFTE (association française des trésoriers d'entreprises) représentant les grands émetteurs et créanciers, ont porté fruit. Force est de constante en revanche que le chantier est à peine amorcé du côté des PME. Soit près de 90% des acteurs concernés.
 

De fait, pour les grands organismes traitant ou sous-traitant des flux importants de virements et/ou de prélèvements, la fermeture du canal Etebac/X25 pour la communication banques-entreprises et la migration obligée vers l'un des standards Swift ou Ebics, ont été un aiguillon pour mener de front la migration technique et le projet Sepa. Les tuyaux sont prêts mais sans les flux, pas de tests valides. Ni en charge, ni surtout quant à l'homologation des contenus échangés. Validation qui, même du simple point de vue informatique (passage au format XML Iso 20022) est beaucoup moins simple qu'il n'y paraît.
 

Même pour l'ordre de virement, qui, devenant Sepa Credit Transfer (SCT), ne fait apparemment qu'ajouter à l'identifiant national (RIB) les identifiants internationaux Iban et Bic, informatiquement parlant, « sa description passe de deux pages à 57 pages », précise Philippe Coiffard, consultant expert des systèmes de paiement, intervenant lors d'une matinée de sensibilisation organisée par la chambre professionnelle des PME-TPE du numérique Cinov-IT. Même chose (passage de 2 à 50 pages de description) pour l'ordre de prélèvement devenant Sepa Direct Debit (SDD).
 

Du renfort en compétences XML

En toute logique, hormis les grands émetteurs et créanciers pour qui la révision d'applications spécifiques était incontournable, les entreprises – et surtout les PME – ne devraient avoir guère à s'en mêler. Si ce n'est de passer en revue le parc applicatif impacté, d'obtenir de leurs banques et de leurs fournisseurs de progiciels les identifiants et la mise aux normes voulue. Et surtout d'envisager dès que possible le passage à la phase de test. Car là est précisément le goulot d'étranglement qui se profile à l'approche de la date butoir.
 

Autant dire que, du côté des éditeurs de progiciels, des banques, des fournisseurs d'outils d'automatisation de la migration et autres intégrateurs, dans la mesure où la bascule n'est faite que pour 50% des virements et 3% des prélèvements, même si le discours (commercial) laisse entendre que les équipes mobilisées pour mettre les progiciels concernés (achats, compta, RH, etc) et les systèmes d'information des banques en conformité Sepa sont prêtes à assurer la suite, les compétences XML seront encore plus mises à contribution. Ne serait-ce que pour les tests d'homologation. Une vague d'embauches en renfort en perspective ?

Bien au delà du projet informatique

Sauf que là n'est qu'une des facettes de la migration Sepa. « C'est la première erreur à ne pas commettre : penser que le Sepa n'est qu'un projet informatique, sur fond de migration de données et d'un peu de toilettage », avertit Philippe Coiffard. Trop d'entreprises n'ont pas encore pris conscience des changements induits pour les procédures d'annulation, de contestation, de rejet pour les virements ou les prélèvements. Et surtout, du fait de transfert de responsabilité lié au changement du circuit d'autorisation du prélèvement (le sigle le dit bien : SDD, soit en français, « débit direct européen »), que ce sont elles qui auront à conserver et gérer les mandats aux lieu et place des banques. C'est-à-dire la prénotification, l'enregistrement et la révocation des mandats, le contrôle des données des débiteurs (sont-elles à jour?) et tout ce qui implique de disposer d'un outil de gestion et d'archivage spécifiques. « En distinguant le cycle de vie des mandats, et celui des prélèvements », insiste l'expert.

Autant d'impératifs qui, là encore, dépassent de loin la stricte sphère de l'informatique, avec des incidences juridiques, organisationnelles non négligeables. Et ce, que l'on soit petit émetteur de prélèvements (soit 86% des cas avec moins de 500 transactions par mois, selon les statistiques officielles) ou beaucoup plus impliqué dans ce mode de paiement.

Comme le précise Brice Roche, consultant associé Risk Advisory chez Deloitte, la liste des risques est longue : risque opérationnel de ne plus pouvoir payer ni encaisser ; risque de surcoût, avec les frais bancaires associés à la prise en compte et la rectification d'erreurs ; risques commerciaux avec les nouvelles règles de présentation, de prénotification, de délais entourant les prélèvements, différents selon qu'ils soient B2B ou B2C ; risques de fraude (notamment liés à ces délais); défaut de sécurisation de la gestion des mandats exposés au piratage. Ce qui l'amène à préconiser une démarche axée sur la prise en compte de ces risques, avec un pilote de projet bien identifié.

Un pilote pour la PME

Contrairement à l'épouvantail brandi par certains – avançant un coût de migration inconsidéré pour les entreprises – sauf cas des grands créanciers qui, effectivement, y ont dédié quelques millions d'euros, pour les PME, la dépense se mesure d'abord en temps passé avec leur(s) banques, les éditeurs de progiciels... dans un premier temps. Car compte tenu des évolutions prévues du règlement Sepa, la contrainte de mise à jour des progiciels sera plus fréquente et la facture probablement plus lourde que celle des « releases » habituelles.
 

Mais le surcoût est aussi et avant tout interne, à recenser et contrôler tous les points d'impact de la migration Sepa. « Le paiement n'est que l'acte ultime de la relation de l'entreprise avec des multiples acteurs, fournisseurs, clients, salariés, administrations publiques », rappelle Philippe Coiffard. Ce qui, d'après lui, ne fait pas du DAF, du trésorier (en bout de chaîne) ou du comptable, les acteurs les mieux placés pour piloter le projet Sepa. Ne serait-ce pour le contrôle de la qualité des données à renseigner qui, de fait, sont des données métiers (achats, facturation, relation client, DRH, etc). Rares sont les personnes du « chiffre » qui ont, selon cet expert, « la vision à 360% » que réclame un tel pilotage. Sans compter les volets juridique (service contentieux notamment), commercial et marketing (gestion des mandats à intégrer dans la relation avec la clientèle), achats (négociation avec les éditeurs et/ou prestataires informatique) à prendre en compte. Un pilotage qui s'impose d'autant plus qu'il ne devrait pas se limiter à la seule période de bascule.

Certes les propositions d'aide abondent. A commencer pour le diagnostic initial. Proposé par les réseaux bancaires, les cabinets de conseil (pour l'équipe de Deloitte impliquée dans ce type d'accompagnement, le lancement d'une campagne de diagnostic par téléphone est programmé pour octobre). Un guide pratique (de 8 pages) est mis en ligne depuis la semaine dernière par le ministère de l'Economie pour décrire la démarche, comme le faisait depuis plus longtemps le comité national Sepa sur le site Sepafrance.fr. Visiblement sans grand écho auprès des PME jusqu'à présent. Pour le pilotage du projet, les avis divergent. Un profil comptable qui maîtrise la question des moyens de paiement ? Un chef de projet SI de par son accointance avec les usages métiers – et donc la partie paiement – des diverses fonctions de l'entreprise ? L'important étant de ne pas s'en tenir au seul volet technique.

Des plâtres à essuyer
 

En dehors du club restreint des moyennes entreprises représentées par leurs trésoriers au sein de l'AFTE, dont sept sur dix déclarent être en mesure de respecter l'échéance du 1er février (au dernier sondage trimestriel), l'urgence est donc d'amener les chefs d'entreprise (quelques 70 000 émetteurs de prélèvements) à s'organiser en conséquence. « Il est encore temps », rassure Brice Roche. Sachant que même pour les plus avertis (les grandes entreprises engagées dans ce chantier depuis quatre ans), les plâtres tant techniques que réglementaires sont loin d'être tous essuyés (comme en témoignent les publications de l'AFTE).
 

En attendant, et comme les compétences couvrant le sujet des moyens de paiement (« à 360% », selon Philippe Coiffard) sont rares, pour les PME, le plus urgent et primordial est que la question du « qui doit faire quoi » soit au moins comprise. Les experts (dont la quarantaine de sociétés membres du 2CE2S, club des conseil et experts Sepa) attendaient encore cet été que les relais d'information (Medef, CGPME, ordre des experts-comptables, etc) sortent de leur réserve. A suivre.