La ville de Gap choisit les Google Apps

Les offres de CloudWatt ou Numergy tardant à voir le jour, les administrations françaises basculent vers les solutions de cloud américaines. Après la décision du  Conseil Régional de Bretagne de choisir AWS (Amazon Web Services) pour construire son plan de reprise d’activité (PRA), la ville de Gap a quant à elle pris la décision de se tourner vers Google pour ses outils de communication et de collaboration.

Le chef-lieu des Hautes Alpes a ainsi fait le choix de migrer ses 450 fonctionnaires vers les outils de communication et de collaboration Cloud de la firme de Mountain View après avoir constaté en interne les limites et la saturation de ses outils de messagerie et de collaboration. « Ces problèmes mettaient hors connexion les PC. Il fallait ensuite se déplacer dans les différents services pour les réactiver. Nous étions aussi confrontés à l’allongement des sauvegardes nocturnes et à la saturation de la baie de stockage », résume  Eric Garnier, responsable informatique de la ville, sur le blog de Google. Jusqu’alors, la ville de Gap disposait d’un parc de solutions Microsoft : Exchange et Outlook pour la messagerie, un serveur de fichiers pour la collaboration, et Office pour gérer la bureautique, nous confie Olivier Chanoux,  responsable du secteur public – et l’un des trois co-fondateurs – de gPartner, société spécialisée dans les services Google, qui a joué le rôle de l’intégrateur du projet.

L’appel d’offres initial portait sur une offre de base, associant le mail, la gestion des contacts, le calendrier partagé ainsi que les outils de communications audio et vidéo propres à la suite Google. La mise en concurrence a eu lieu il y a 6 à 8 mois et les différents participants à l’appel d’offre ont été sélectionnés et auditionnés. Des démonstrations de produits ont également été mises en place. En cette période « d’austérité budgétaire », le meilleur rapport qualité / fonction / prix a été déterminant, ajoute un responsable du département marchés publics de la ville. Selon lui, ce projet de déploiement est un « petit contrat », dont le montant est inférieur à 90 000 euros. Olivier Chanoux affirme quant à lui qu’il porte sur une année, renouvelable pour 3 ans.« A périmètre équivalent, le surcoût de la messagerie aurait été de 10 à 20%, cependant Google Apps nous fournit un ensemble complet de communication et de collaboration interne et externe, quand les autres services en ligne se cantonnaient à de la messagerie externalisée », explique Michel Candido, chef de projet informatique, en charge du projet.

Mais le coût n'a pas été le seul argument. Car comme nous l’indique Olivier Chanoux de gPartner, la mairie a également mis la main sur un vaste bouquet de services qui lui a permis de créer de nouveaux usages. Les responsables du projet évoquent ainsi sur le blog de Google des possibilités de partage de documents, qui permettent par exemple aux élus d’accéder « à tout moment, depuis tout poste fixe ou mobile, aux plans produits par les services de la voirie et des bâtiments », ou de mieux répondre aux questions des citoyens lors de déplacements en accédant directement aux documents.

Ce partage permet également la collaboration entre les différents services de la ville, racontent-ils également de façon très pragmatique. « Dans les formulaires Google, [les chefs de services] inscrivent les heures supplémentaires effectuées par les agents. La direction des ressources humaines dispose en direct de ces données, sans ressaisie. Il en va de même pour les dates de congés ».

«  capitaliser sur des projets pour demain »

Outre la mise en place prochaine d’un extranet bâti sur Google Sites, la ville de Gap a également prévu d’étendre les services et usages en direction des citoyens. Pour Olivier Chanoux, la ville compte ainsi « ouvrir son SI » vers les citoyens en proposant une palette de services reposant sur les Apps. La ville entend par exemple s’appuyer sur l’agenda partagé de Google pour ouvrir des services en ligne aux citoyens, comme le calendrier des salles de mariage, ou des services de réservation. Gap travaillerait également avec le rectorat et l’académie pour équiper un établissement scolaire de l’édition Education des Google Apps, et fournir ainsi des fonctions de mail, gestions des contacts, de chat et autres calendrier.

Gap, un cas isolé ? Non répond, Olivier Chanoux. Il cite plusieurs Conseil généraux et mairies en France ayant déjà migré vers les Google Apps ou sur le point de le faire. gPartner aurait, en moyenne, une demande de déploiement de Google Apps dans une administration tous les 15 jours. L’arrivée des offres de Numergy et de Cloudwatt pourra-t-elle changer la donne ?

 Illustration : Aups (Wikipedia)